Zivver biedt organisaties gegevens waarmee zij kunnen nagaan hoeveel berichten zijn ingetrokken en wanneer dat gebeurde. Toch ontbreekt bij het Rijk een overzicht van het gebruik van die functie in de jeugdbescherming. Staatssecretaris Claudia van Bruggen van Justitie en Veiligheid weet ook niet wie daar toegang heeft tot het logboek met digitale handelingen. Onafhankelijk onderzoek naar het systeemgebruik en de rechtsbescherming wijst zij af.
Dat blijkt uit haar antwoorden aan Kamerlid Nicole Moinat van Groep Markuszower. Moinat vroeg naar documenten die na verzending via Zivver niet meer toegankelijk zijn. De staatssecretaris kent de berichtgeving over zulke signalen, maar heeft geen meldingen ontvangen van verdwenen of gewijzigde dossierstukken. Daarom ziet zij geen aanleiding voor onderzoek of extra maatregelen.
Intrekkingen laten digitale sporen achter
Zivver wordt gebruikt om vertrouwelijke berichten en bestanden beveiligd te delen. Een verzender kan de toegang achteraf intrekken. Dat kan nodig zijn als gevoelige informatie bij de verkeerde ontvanger terechtkomt of als een bewaartermijn afloopt.
De eigen documentatie van Zivver beschrijft een overzicht van handmatig ingetrokken berichten, met onderscheid tussen berichten die al waren geopend en berichten die nog niet waren geopend. In een gegevensuitvoer staat ook wanneer de toegang is ingetrokken, of dat handmatig of volgens een planning gebeurde en of alleen ontvangers of iedereen de toegang verloor.
De software kan daarmee meer laten zien dan alleen dat er een logboek bestaat. Van Bruggen noemt dat logboek, maar beantwoordt de vraag hoe vaak de intrekfunctie in de afgelopen vijf jaar is gebruikt met de mededeling dat dit haar niet bekend is. Ook de vraag wie het logboek kan bekijken blijft onbeantwoord. Zivver kent daarvoor verschillende beheerdersrechten; hoe die bij de betrokken instellingen zijn verdeeld, vermeldt de beantwoording niet.
Loggegevens kunnen een intrekking zichtbaar maken. Of het bijbehorende stuk in het officiële dossier is bewaard en de persoon met recht op inzage het kan krijgen, vraagt daarnaast controle bij de instelling. Die controle is iets anders dan het tellen van ingetrokken mails.
Een ingetrokken mail is geen verwijderd dossierstuk
Van Bruggen maakt terecht onderscheid tussen Zivver en het dossier van een jeugdbeschermingsinstelling. De Jeugdwet verplicht instellingen de voor hun werk noodzakelijke gegevens in een dossier vast te leggen en te bewaren. Het recht op inzage en een kopie blijft bestaan. Wie dat recht kan uitoefenen, hangt onder meer af van de leeftijd van het kind en de wettelijke vertegenwoordiging. Bescherming van de privacy van een ander kan reden zijn om bepaalde informatie niet te verstrekken.
Een technisch ingetrokken bericht heft die wettelijke verplichtingen niet op. Maar een bewaarplicht voorkomt op zichzelf niet dat de eerder toegestuurde link onbruikbaar wordt. Een document kan nog in het dossier zitten terwijl een ouder het via de ontvangen mail niet meer kan openen.
De staatssecretaris wijst erop dat ontvangers een Zivver-bericht zelf kunnen opslaan of een kopie naar hun eigen mailomgeving kunnen laten doorsturen. Dat bewaart de al ontvangen informatie bij de ontvanger. Het ontslaat de instelling niet van haar verantwoordelijkheid voor het dossier en de wettelijke toegang daartoe.
Bijna vijf maanden gewacht
De vragen van Moinat zijn op 11 mei ingediend. Het schriftelijke antwoord werd op 7 oktober ontvangen, 149 dagen later. Door een fout waren de vragen bij Volksgezondheid blijven liggen en niet tijdig aan Justitie overgedragen. Van Bruggen biedt daarvoor excuses aan.
Zij kan niet uitsluiten dat intrekkingen worden gebruikt om fouten of belastende informatie buiten beeld te houden, maar heeft ook geen signalen dat dit gebeurt. De ontbrekende gebruikscijfers geven daarover geen uitsluitsel. Het verzoek om onafhankelijk te onderzoeken hoe de digitale systemen de volledigheid van dossiers en de rechtsbescherming waarborgen, krijgt een afwijzing.